Liikekiinteistöjen turvallisuusuhat voidaan jakaa kahteen kategoriaan: fyysisiin ja tietoturvallisiin uhkiin. Fyysiseen turvallisuuteen liittyvät asiat, kuten murtautumiset, varkaudet, tulipalot ja ilkivalta, ovat yleisimpiä uhkia kiinteistölle. Viime aikojen, uutisissakin esiin nousseet, tietoturvaloukkaukset kuitenkin nostavat tietoturvan merkityksen uudelle tasolle, sillä useimmat turvajärjestelmät ovat verkkoon liitettäviä laitteita. Kiinteistön turvaaminen ei siis enää tarkoita vain fyysistä suojaamista, vaan myös tietoturvan varmistaminen on todella tärkeää.
Fyysinen turvallisuus on tietoturvan ja suojan perusta. Jos taloon pääsee ei-toivottuja henkilöitä, siitä on haittaa paitsi kiinteistön tietoturvallisuudelle myös vuokralla olevien yritysten tietoturvalle. Viimeisen päälle rakennettu yrityksen tietoturva infrastruktuuri on nopeasti ohitettu, jos toimiston sisälle pääsee ei-toivottu henkilö. Tästä syystä fyysisen turvallisuuden ylläpito kulkee käsikädessä tietoturvan kanssa.
Näin tunnistat ja arvioit turvallisuusriskit
Jotta turvallisuusriskejä voidaan tunnistaa ja arvioida, on tärkeää, että kokonaisuus ja vastuut ovat selvillä. Kiinteistön omistajan tai managerin on hyvä tietää seuraavat asiat:
- Mitä turvatekniikan järjestelmiä on käytössä?
- Miten nämä järjestelmät ovat toteutettu ja miten niiden tulisi toimia?
- Mikä on yksittäisten järjestelmien merkitys kiinteistön turvallisuudelle?
Vasta näiden tekijöiden tuntemisen jälkeen turvallisuutta voidaan alkaa arvioida kokonaisvaltaisesti. Usein ajatellaan virheellisesti, että kerran asennettu turvatekniikan järjestelmä riittää pitämään kaiken kunnossa. Tämä on valitettavasti virheellinen käsitys, koska turvatekniikan järjestelmät vaativat aktiivista ja asiantuntevaa huoltoa. Törmäämme myös usein siihen, että harvoin liikekiinteistöissä monikäyttäjäkohteissa tehdään ylipäätään turvallisuuden arviointia. Lakisääteiset poistumisharjoitukset järjestetään, mutta fyysiseen turvallisuuteen kiinnitetään harvoin huomiota.
Yleisimmät haasteet liikekiinteistöjen turvallisuuden ylläpidossa
Turvajärjestelmät ovat usein hajanaisia, koska eri toimittajat ovat toteuttaneet niiden osia, eikä kukaan vastaa kokonaisuudesta toimituksen jälkeen. Tämä on iso ongelma, sillä se johtaa kokonaiskuvan puuttumiseen. Tällöin ei tiedetä mitä turvatekniikan järjestelmiä on käytössä, miten ne ovat toteutettu ja miten toimivat. Vaikka dokumentaatio saattaa olla olemassa, usein huomataan, että esimerkiksi kulunvalvonnan saneerauksen yhteydessä tarvittavia asiakirjoja ei löydy. Tällöin kiinteistö täytyy kiertää ja tarkistaa ovet tilanteen selvittämiseksi. Kokonaisuuden hallinnan puute on yksi suurimmista ongelmista ja kasvattaa kiinteistön turvallisuusuhkien riskejä.
Lue tästä blogimme kiinteistön turvatekniikan hallinnasta.
Dokumenttien ylläpito unohtuu helposti. Jos turvajärjestelmä on rakennettu vuonna 2015, siihen on vuoteen 2024 mennessä tehty monia muutoksia, joita ei usein dokumentoida. Järjestelmän vian korjaaminen vaatii selvitystyötä, joka puolestaan vaatii aikaisemmat dokumentit. Toinen ongelma on elinkaarensa päähän tulevat järjestelmät ja tuotetuen loppumiset. Kiinteistömanageri, jolla on vastuullaan esimerkiksi 20 kiinteistökohdetta, ei voi olla perillä kaikista käytössä olevista järjestelmistä ja niiden tukien päättymisistä.
Tulipalot ovat myös keskeinen turvallisuusuhka. Niihin on olemassa omat lakisääteiset järjestelmät, jotka ovat kiinteistöille pakolliset. Laissa on tarkasti määritelty, miten paloturvallisuuden järjestelmiä tulee ylläpitää ja huoltaa. Kiinteistön muiden turvallisuusjärjestelmien ylläpitoon ja huoltoon ei ole samanlaista lakisääteistä velvollisuutta. Tämä saattaa olla yksi syy siihen miksi turvatekniikan ylläpito on helppo unohtaa.
Tämä on tietoliikenneyhteyksien rooli kokonaisturvallisuuden kannalta
Verkkoon liitettävien turvatekniikan laitteiden pitää olla tietoturvallisten ja asianmukaisesti suojattujen yhteyksien perässä. Tämä tarkoittaa, että laitteiden tulee käyttää vahvoja salausmenetelmiä ja päivitettyjä ohjelmistoja, jotta ne ovat suojassa mahdollisilta kyberhyökkäyksiltä. Lisäksi on tärkeää, että laitteiden käyttöoikeudet ovat rajatut ja että niitä valvotaan säännöllisesti epäilyttävän toiminnan varalta. Näin varmistetaan, että laitteet toimivat luotettavasti ja turvallisesti kaikissa tilanteissa.
Näiden turvatekniikan järjestelmien avulla uhkiin voidaan varautua
Keskeisimmät turvatekniikan järjestelmät ovat:
- Kulunvalvonta
- Kameravalvonta
- Rikosilmoitinjärjestelmät
- Lukitusjärjestelmät
Näiden järjestelmien yhteiskäytöllä kiinteistöt voivat varautua turvallisuusuhkiin. Turvatekniikan suojaavuudessa on aina kysymys kokonaisuuden toimivuudesta. Jos kulunvalvonta on kunnossa, niin mitä jos avaimia kuitenkin katoaa? Silloin samoista ovista voi joku kulkea mekaanisella avaimella, josta ei jää jälkiä. Turvatekniikkaa tulee aina tarkastella kokonaisuutena, jossa jokaisella järjestelmällä on oma tärkeä tarkoituksensa.
Tästä syystä turvajärjestelmien ylläpito kannattaa hankkia yhdeltä kumppanilta
Monissa kohteissa palvelun aloitusvaiheessa törmäämme siihen, että turvallisuuspalveluista on epämääräistä tietoa. Yksi firma on ehkä hoitanut yhden asian ja toinen toisen, ja kiinteistön vastuuhenkilönä voi olla esimerkiksi huoltomies. Huoltomiehellä on kuitenkin paljon muitakin vastuita, joten turvallisuusasiat hoidetaan vain pakon edessä, yleensä vasta vian ilmetessä. Huoltomiehen prioriteetti ei ole varmistaa, että lukitus, kulunvalvonta, kameravalvonta ja rikosilmoitinjärjestelmät ovat kunnossa. Joissain kohteissa turvallisuusasiat voivat kuulua myös aulapalvelun työnkuvaan. Aulapalvelutyöntekijällä on kuitenkin monia tehtäviä hoidettavanaan päivän aikana. Lisäksi, jos huolto- ja ylläpitopalveluita on hankittu eri toimittajilta ja eri aikoina, on harvinaista, että kukaan tietää tarkasti, miten koko järjestelmä toimii.
Paras tilanne kiinteistön omistajalle ja managerille on yksi selkeä palvelukumppani turvatekniikan ylläpitoon. Näin kumppani vastaa turvatekniikan ylläpidosta, järjestelmien päivityksestä ja kokonaisuuden toimivuudesta. Vikatilanteissa apu löytyy helposti ja vaivattomasti yhdestä numerosta, jolloin omistajat tai managerit voivat nukkua yönsä hyvin. Meillä AccessPointilla tätä palvelua kutsutaan pääkäyttäjäpalveluksi, josta voit lukea lisää tästä blogikirjoituksesta.
