Miten hoitaa erilaisten neuvottelutilojen ja pientoimistojen vuokraus asiakkaille mahdollisimman vaivattomasti? Tätä on moni kiinteistönomistaja pohtinut viime vuosina, kun toimistotyön murros on jyllännyt jättäen paljon tilaa vajaalle käyttöasteelle. Tilan tarve itsessään ei välttämättä ole muuttunut, mutta tilaa tarvitseva käyttäjäkunta kyllä.
Ideoita toimitilavuokraamisen helpottamiseen voi hakea esimerkiksi Helsingin kaupungin toimitilastrategiasta, jossa kuvataan että ”kaupungin tilojen asukaskäyttöä edistetään muuttamalla tilojen lukitusta, kulunvalvontaa ja taloteknisten järjestelmien kuten ilmanvaihdon ja valaistuksen ohjausta palvelemaan tilojen omavalvontaista vuokrausta.” Toimitilastrategiassa ajatuksena on, että esimerkiksi koulujen tiloja voitaisiin vuokrata joustavasti esimerkiksi asukkaiden juhlia ja urheilutoimintaa varten.
Kuten sanottua, toimitilan tarve on tyystin erilaista kuin esimerkiksi vielä muutamia vuosia sitten. Toimitilavalintojaan pohtiva yritys saattaakin olla kiinnostunut siitä, mitä muuta on tarjolla kuin satoja neliöitä omaa tilaa määräaikaisella vuokrasopimuksella. Entä jos tilan tarve kasvaa tai vähenee jyrkissäkin piikeissä useamman kerran vuodessa? Mitä jos satunnaisesti tarvittaisiin projektiluontoista työskentelytilaa? Joustavuudelle on tilausta kenties enemmän kuin koskaan.
Perinteisesti kulunhallintaa on hoidettu mekaanisilla avaimilla ja kulunvalvontajärjestelmällä. Tässä prosessissa ei sinänsä ole mitään vikaa – kunhan oikea avain ja oikea kulkutunniste löytävät oikean käyttäjän.
Miten toimitilakiinteistöjen tilojen käytöstä tehdään joustavampaa?
Tilan varaaminen ja vuokraaminen tilapäiseen tarpeeseen saattaa jäädä, jos se ei ole tarpeeksi helppoa: mitä jos tilat ovat rakennuksessa, jossa ei ole aulapalvelua, josta sopiva avain tai kulkutunniste tulee noutaa? Entä jos asiakas ei ehdi noutaa avainta muualta tai etukäteen?
Kaikkien kannalta vaivattomin ratkaisu tilanteeseen on Internetin yli toimiva varausjärjestelmä, jolla hallinnoidaan tilavarauksia. Varausnäkymässä asiakas näkee kartalta, millaisia tiloja on tarjolla ja voi valita niistä omaan käyttöönsä sopivimman. Tiloihin kuljetaan kertakäyttöisellä pin-koodilla tai puhelimeen ladattavalla sovelluksella.
Ilmeiseltä kuulostavassa ratkaisussa ”pellin alla” tapahtuu yllättävän paljon, ja järjestelmä vaatiikin toimiakseen ainakin seuraavat:
- Tilavarausjärjestelmä integraatiorajapinnalla
- Pääsynhallintajärjestelmä integraatiorajapinnalla
- Varattavien tilojen oville ja kulkureitille nykyaikaisen pääsynhallintajärjestelmän pin-koodilukijat tai olemassa olevan kulunvalvonnan rinnalle BLE-laitteet.
Mikäli kiinnostuit toimitilavuokraamisen helpottamisesta, ota yhteyttä, kerromme mielellämme lisää!
