Aulapalvelu on kiinteistöön tulijan ensikontakti ja merkittävässä roolissa arjen sujuvoittamisen kannalta. Aulapalvelun tehtävä on yritysten sekä kiinteistön käyntikorttina toimiminen.
Aulapalvelun rooli on kiinteistössä näkyvä ja hyvin oleellinen ensivaikutelman kannalta, koska aulatyöntekijät vastaanottavat kaikki kiinteistöön tulijat. Aulapalvelu varmistaa, että yrityksen työntekijät ja vieraat tulevat huomioiduiksi, ja että heidät toivotetaan tervetulleiksi.
Aulapalvelu pystyy auttamaan hyvin laajassa skaalassa eri tehtäviä. Asiakaspalvelun ja yleisenä infopisteenä toimimisen lisäksi aulapalvelut voivat hoitaa postikierroksia, kuriirilähetyksiä, neuvottelutilojen tilavarauksia ja niiden varustelutason ylläpitoa tai vaikkapa yritysmökin hallintaa.
Aulapalvelu vastaa tyypillisesti myös erilaisten rekisterien ylläpidosta. Näitä ovat esimerkiksi parkkipaikkojen, pukuhuoneiden ja sähköautojen latauspisteiden hallinta. Kulkuraportointeja voidaan hoitaa tietyin ehdoin.
Aulapalvelu toimii myös erinomaisena ennakoijana ja laadunvalvojana. He vaalivat suhteita kiinteistönhuollon, siivouksen, ravintolan ja muiden kiinteistön palvelutuottajien kanssa. Koska aulapalvelu on jatkuvasti paikalla kiinteistössä, pystyy se myös pistämään merkille esimerkiksi liukastumisvaarat ja sotkut. Aulapalvelu tuottaa siis rutkasti sellaista taustatyötä, joka näkyy kiinteistön toimivuudessa ja yritysten viihtymisenä.
Näin aulapalvelut sujuvoittavat kiinteistömanagerin arkea
Tiedottaminen on yksi keskeinen asia mihin kiinteistömanagerit kaipaavat aulapalvelun apua. Tämä on myös asia, jota monet managerit eivät osaa täysin hyödyntää riittävästi.
Korjaus ja huoltotöissä huoltohenkilökunta tapaa saapuessaan ensimmäisenä aulapalvelun ja ilmoittavat tehtävät toimenpiteet. Näin aulapalvelu tietää, mitä tiedottaa huoltotoimenpiteen etenemisestä, jotta vuokralaiset osaavat siihen tarvittaessa varautua. Epätietoisuuden ja yllätysten välttäminen ovat ensisijaisen tärkeää, jotta kiinteistön käyttäjät viihtyvät ja arki kiinteistössä sujuu.
Aulapalvelua kannattaa hyödyntää tiedottamisessa siksi, että heillä on usein ajantasaisin tieto siitä, mitä kiinteistössä tapahtuu. He voivat päivittää infotaulua ja ilmoittaa kiinteistön käyttäjille tulevista remonteista tai poikkeuksista kiinteistöön kulkemisessa esimerkiksi työmaan vuoksi. Vuokralaisportaalin hallinnointi mahdollistaa sekä tällaisen yhteisen tiedottamisen että vuokralaistietojen tallentamisen.
Aula- ja pääkäyttäjäpalvelut vähentävät kiinteistömanagerin työtaakkaa
Kulkemiseen liittyvissä asioissa, kuten avain- ja kulkutunnistepyynnöissä, kannattaa myös hyödyntää aula- ja pääkäyttäjäpalvelua. Erinomainen asiakaspalvelu helpottaa erityisesti kiinteistömanagerin työtaakkaa, mutta auttaa myös kiinteistön käyttäjiä hyödyntämään kiinteistöä parhaalla mahdollisella tavalla. Näiden kahden palvelun välillä nopea reagointi on AccessPointilla taattu.
Kiinteistömanageri saa aulapalvelusta apua juoksevissa asioissa. Jos esimerkiksi jotain tarvitsee tarkistaa, ei managerin tarvitse tulla itse paikalle, vaan hän voi kysyä apua aulapalvelusta.
Aulapalvelu pystyy auttamaan kiinteistömanageria myös vuokrauksen avustavissa tehtävissä, kuten markkinoinnissa, tilojen näytössä ja vuokrasopimusten laatimisessa annettujen ohjeiden mukaan.
Näin aulapalvelu auttaa kiinteistön vuokralaisia
Aulapalvelu tulee vuokralaiselle tutuksi jo sisään muuttaessa. He voivat esitellä tiloja vuokralaisille ja tutustuttaa heidät niin sanotusti talon tavoille. Aulapalvelu opastaa, mistä kaikki tärkeät asiat, kuten pyöräparkit, roskikset ja yhteiskäyttötilat, löytyvät. Muuttoonkin saa heiltä sovittaessa apua.
Aulapalvelu voi myös hallinnoida yhteistyössä asiakaspalvelun kanssa ruokailuraportteja, jos yrityksellä on esimerkiksi lounasetu käytössä. Apua voi saada myös taloushallinnon alustaviin tehtäviin, kuten laskujen skannauksessa, matkalaskuissa, ostolaskujen kiertoon ohjauksessa tai tiliöinnissä. Palvelu pyritään räätälöimään kiinteistön käyttäjien tarpeiden ja toiveiden mukaisiksi, jotta mahdollisimman monessa eri toiminnassa voitaisiin olla avuksi. Tarkoituksena on luoda yhteisiä toimintatapoja vuokralaisten kanssa.
Vuokralaisten kannattaa konsultoida kaikissa mietityttävissä kysymyksissä aulapalvelua – he tuntevat kiinteistön ja sen ihmiset kuin omat taskunsa.
Tätä aulapalvelujen hyödyntämisessä ei aina huomata
Aulapalvelulla on syvä tuntemus kiinteistön pienemmistäkin nyansseista, mitä kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Erityisesti huoltopalvelujen kanssa aulapalvelu muodostaa sekä hyvän kokonaisuuden että valtavan tietopankin kiinteistöstä. Siksi kannattaakin aina kääntyä aulan puoleen, oli sitten mielen päällä pelastussuunnitelma, kokoontumispaikka tai miten kiinteistössä on huomioitu ympäristöasiat. Vaikka kysymys tuntuisi hölmöltä, kannattaa se kysyä, koska aulan työntekijä on kiinteistöllä päivittäin. AccessPointilla urat ovat vieläpä pitkiä, joten tietoa kohteesta on tyypillisesti kertynyt useiden vuosien ajalta.
Näiden toimijoiden kannattaa hyödyntää aulapalvelun kilpailuedut
Aulapalvelut soveltuvat erityisesti yrityksille ja kiinteistöille, jotka haluavat antaa lämpimän ensivaikutelman työntekijöilleen ja vieraille. Näin kiinteistön kävijät toivotetaan tervetulleeksi ja he tietävät heti, että he saavat apua oikealta ihmiseltä, eikä vain opasteilta tai automaatioilta. Ihmisen kohtaaminen luo luottamusta kiinteistön turvallisuuteen ja toimivuuteen, mikä on myös kilpailuetu. Joka päivä paikalla on palvelualtis ja tuttu ihminen, joka tuntee kiinteistön perinpohjaisesti ja saa vierailun tuntumaan kotoisalta.
Aulapalvelun toinen kilpailuetu on ennakointi. Palvelu toimii kiinteistön omistajan ja managerin oikeana kätenä ja lisäsilminä. Aulapalvelun työntekijät pystyvät havainnoimaan kiinteistön korjaustarpeita tai estämään vahinkojen syntymisen ongelmiin ennakoivalla puuttumisella. Tämä taas heijastuu suoraan kiinteistön käyttäjäkokemukseen, turvallisuuteen ja budjettiin.
Aulapalvelut sopivat niin kiinteistöosakeyhtiöille kuin pääkonttorikohteillekin. Monia yrityksiä sisältävässä kiinteistössä aulapalvelun tehtävät saattavat olla monipuolisemmat, mutta pääkonttorikohteilla pystytään porautumaan syvemmälle asiakkaan liiketoimintaan. Oli kohde kumpi vaan, aulapalvelu auttaa kaikissa kysymyksissä.
Persoona ja luottamus ovat aulapalvelun tuottamisen kulmakivet
Aulapalvelujen tuottamisessa henkilökunnalla on merkittävin rooli. Työntekijät ovat keskiössä, ja he ovat näkyvin osa AccessPointia. Työntekijöiden viihtyminen on tärkeää, joten heidän tulee saada tuoda oma persoonansa esiin ja tehdä asiat heille luontaisella tyylillään. Tällöin työn mielekkyys ja idearikkaus säilyvät, ja omaa työtä sekä palvelua on helpompi kehittää.
AccessPointilla työntekijät vaihtuvat erittäin harvoin, vaikka alalla yleisesti on paljon vaihtuvuutta. Luottamussuhde aulan ja sidosryhmien välillä rakentuu vahvaksi, kun saman henkilön kanssa saa asioida vuosien ajan. Kiinteistömanagerinkin on helppo luottaa tehtäviä aulapalvelulle, kun hän tuntee työntekijän pitkältä ajalta.
Aulapalvelussa työnkuvat ovat laajoja, eivätkä AccessPointin työntekijät ole yhdestä muotista. Työtehtävät räätälöidään yritysten ja kiinteistön toiveiden mukaan. Korostamme sen tärkeyttä, että löydämme joka asiakkuuteen ja kiinteistöön oikean työntekijän, jossa hänen persoonallisuutensa pääsee loistamaan. Aulapalvelussa työntekijöitä ei aseteta tiettyyn muottiin, eli heillä ei ole esimerkiksi tiettyä pukukoodia tai vastausskriptiä. Näin työntekijä tuntuu entistä helposti lähestyttävämmältä.
Esihenkilötyössä taas painotamme läsnäoloa, vaikka työntekijät työskentelisivät eri kohteilla. Esihenkilö pitää yhteyttä ja käy säännöllisesti vierailemassa työntekijän kohteella. Panostamme esihenkilötyön lisäksi virkistystoimintaan ylläpitääksemme työntekijöiden hyvinvointia ja motivaatiota, sillä se näkyy eteenpäin myös yrityksille ja kiinteistölle.
Haluatko keskustella, miten teidän kiinteistöönne saadaan toimiva aulapalvelu tai miten nykyistä aulapalvelua voidaan kehittää?
Ota yhteyttä meidän Jerriin tai Anneen niin he keskustelevat mielellään kanssanne!
