Aikaisemmassa kirjoituksessa pohdittiin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen GDPR:n merkitystä kiinteistöyhtiöissä. GDPR vaikuttaa osaltaan vierailijahallintaan, sillä yksilöivien henkilötietojen kerääminen vierailta muodostaa henkilörekisterin. On siis todennäköistä, että monen yrityksen on tarkasteltava myös vierailijahallintansa käytäntöjä kevään aikana.
ACCESS4VISIT – RATKAISU VIERAILIJAHALLINTAAN
Miltä kuulostaisi vierailijahallinta, joka automatisoi rutiineja, parantaa tietoturvaa ja tuottaa kustannussäästöjä? Näiden lisäksi se tarjoaisi asiakkaillesi ja vieraillesi paremman palvelun laadun kaikissa vierailuun liittyvissä eri vaiheissa. Palvelu joka tähän pystyy, on Access4Visit. Ydinarvojemme mukaisesti olemme kuunnelleet asiakkaitamme ja rakentaneet palvelun täysin asiakkaidemme tarpeiden mukaan. Palvelulla on kolme keskeistä tavoitetta: Parantaa vierailijahallinnan tehokkuutta, turvallisuutta ja asiakaspalvelun laatua. Palvelun tarkoituksena on helpottaa jokaisen työpäivää sekä tehdä vierailijahallinnasta sujuvaa ja mutkatonta.
ACCESS4VISIT SÄÄSTÄÄ AIKAA JA RAHAA
Access4visit säästää isäntien, aulatyöntekijöiden sekä vieraiden aikaa automatisoimalla rutiineja. Digitaalinen palvelu tekee tiedonkeruusta ja -käsittelystä helppoa. Palvelu lähettää mm. saapumisohjeet ja muun oleellisen informaation vieraille automaattisesti ennen vierailun alkua. Aulassa vieraiden ilmoittautuminen käy nopeasti helppokäyttöisellä itseilmoittautumislaitteella. Säästetty aika on rahaa.
ACCESS4VISIT LISÄÄ VARMUUTTA JA PARANTAA TIETOTURVAA
Sen lisäksi, että luopuminen paperisista ilmoittautumislomakkeista helpottaa vieraan ilmoittautumista aulassa, niin se myös parantaa tietoturvaa ja henkilötietojen turvallista käsittelyä. Nopean ilmoittautumisen yhteydessä vieraalta saadaan vaivatta pyydettyä mahdolliset sitoumukset, joita kiinteistössä vierailu edellyttää. Voimaan astuvan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen kannalta tiedon turvallisen keräämisen ja säilyttämisen rooli korostuu entisestään.
ACCESS4VISIT PARANTAA PALVELUN LAATUA
Mielestämme rutiinien tehostaminen ei saa vaikuttaa negatiivisesti palvelulaatuun. Ennemmin päinvastoin. Tehostamalla voidaan vapauttaa aikaa, ja tämän tulisi näkyä parantuneena asiakaspalvelun laatuna. Kun rutiineja automatisoidaan, on aulapalvelijalla enemmän aikaa keskittyä tärkeimpään eli vieraiden tervehtimiseen ja huomioimiseen. Itseilmoittautumislaite on suunniteltu vieraan näkökulmasta mahdollisimman helpoksi ja nopeaksi. Kun ilmoittautuminen sujuu jouhevasti, vähenee aulassa vietetty jonottelu ja odotusaika.
YHTEENVETO ACCESS4VISIT- PALVELUN OMINAISUUKSISTA
- Saapumisohjeiden automaattinen lähetys
- Digitaalinen ilmoittautumisprosessi
- Henkilöstön rutiinien automatisointi
- Henkilötiedon käsittely uuden GDPR tietosuoja-asetuksen mukaisesti
- Vierailuihin liittyvän tilastotiedon keruu (kävijämäärät, ruuhkahuiput)
- Helppo käyttöliittymä ja kompakti laitteisto
- Mahdollisuus liittää tilavarausmoduuli palveluun
Hyötyjen näkökulmasta palvelumme säästää jokaisena päivänä aikaa ja rahaa, parantaa henkilötietojen käsittelyn turvallisuutta ja luo vieraille paremman asiakaskokemuksen luonanne.
Mikäli kiinteistössänne olisi tarpeellista uudistaa vierailijahallintaa, niin ota yhteyttä ja kerromme mielellämme lisää palvelustamme. Lisäinfoa löydät myös Access4Visitin omalta palvelusivulta.
